Privacy statement
Stichting Vakantie Jeugdwerk Leende hecht veel waarde aan uw privacy. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die wij nodig hebben voor onze dienstverlening en het verbeteren van onze dienstverlening. Wij gaan zeer zorgvuldig om met de informatie die wij over u en uw gebruik van onze diensten hebben verzameld. Wij stellen uw gegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter beschikking aan derden. Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van de website, ons inschrijfsysteem en de daarop ontsloten diensten van Stichting Vakantie Jeugdwerk Leende.
Dit privacybeleid beschrijft welke gegevens over u door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij uit op welke wijze wij uw gegevens opslaan, hoe wij uw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens.
Welke (persoons)gegevens slaan wij van u op?
Voordat uw kinderen kunnen meedoen met Stichting Vakantie Jeugdwerk Leende dient u de kinderen in te schrijven via ons inschrijfsysteem. Dit systeem is in eigen beheer ontwikkeld, waardoor uw gegevens niet ter beschikking worden gesteld aan derden. Alle persoonsgegevens worden versleuteld opgeslagen.
| Wij slaan (versleuteld) op | Met als doel |
|---|---|
| Van de ouder/voogd: geslacht, naam, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer. | Vanaf inschrijving tot aan de jeugdweek: contactgegevens voor communicatie en vragen over de inschrijving. Tijdens de jeugdweek: contact- en adresgegevens voor het geval er bij (al dan niet medische) nood contact met de ouder/voogd moet worden gezocht. |
| Van de hulpouders (indien dit iemand anders is dan de ouder/voogd): geslacht, naam, e-mailadres en telefoonnummer. | Vanaf inschrijving tot aan de jeugdweek: communicatie over de inschrijving en de weekindeling. Tijdens de jeugdweek: contact via telefoon. |
| Van iedere deelnemer: geslacht, naam, adres, postcode, woonplaats, geboortedatum, schoolgroep, een vriendje/vriendinnetje om mee in een groepje te komen, noodnummers en informatie over gezondheid*. | Vanaf inschrijving tot aan de jeugdweek: indeling van de groepjes. Tijdens de jeugdweek: bij nood, en om rekening te houden met allergieën of medicatie, bijvoorbeeld bij traktaties en om deelnemers aan hun medicatie te herinneren. |
| Van jeugdhulpen (vrijwilligers): naam, adres, geboortedatum, telefoon, e-mailadres, noodnummers, informatie over gezondheid* en beschikbaarheid. | Organisatie en indeling van de jeugdleiding, en bereikbaarheid bij nood. |
* Dit is een optioneel vrij tekstveld en kan bijzondere persoonsgegevens bevatten, zoals allergieën, medicatie, gedragsproblemen of situaties waar wij rekening mee dienen te houden. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend op basis van uw uitdrukkelijke toestemming die u bij het invullen geeft.
Verwerking van betaling
Voor het afhandelen van de betalingen maken wij gebruik van Mollie B.V., een betaaldienstverlener met een vergunning van De Nederlandsche Bank. Mollie verwerkt uw naam, bankrekeningnummer en betaalgegevens om de iDEAL-betaling uit te voeren. Zie het privacybeleid van Mollie voor meer details.
Waar worden mijn ingevoerde gegevens voor gebruikt?
Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de inschrijving van één of meerdere kinderen voor de door ons georganiseerde jeugdweek. Concreet:
- het versturen van berichten die betrekking hebben op het huidige deelnamejaar, aan het door uzelf opgegeven e-mailadres;
- het samenstellen van een aanwezigheidslijst;
- het samenstellen van de groepslijsten (paspoorten) met daarbij de eventueel aanwezige allergieën, zodat wij deze kunnen melden aan de begeleiders van de groepjes;
- het samenstellen van de lijsten voor de overnachting, zodat we weten hoeveel kinderen blijven eten en slapen;
- het indelen van uw kinderen zodat ze met leeftijdsgenootjes in groepjes terechtkomen.
Wij gebruiken uw gegevens niet voor (gerichte) marketing.
Met wie en onder welke voorwaarden worden mijn gegevens gedeeld?
Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen en voor het verwerken van de betaling (Mollie). In voorkomende gevallen kan Stichting Vakantie Jeugdwerk Leende op grond van een wettelijke verplichting worden gehouden tot het delen van uw gegevens.
Hoe slaan wij uw gegevens op?
Ons inschrijfsysteem draait op een server binnen de Europese Unie. Verbinding met de website en het inschrijfsysteem is altijd versleuteld (HTTPS). Persoonsgegevens worden bovendien versleuteld in de database opgeslagen, met een sleutel die los van de database wordt bewaard. De toegang tot het beheergedeelte is beveiligd met een persoonlijk wachtwoord en tweestapsverificatie en beperkt tot enkele vrijwilligers van het bestuur.
Deze website maakt geen gebruik van tracking- of advertentiecookies en van geen enkele analysedienst van derden. Video's van YouTube worden pas geladen nadat u op afspelen klikt.
Bewaartermijnen
Wij bewaren uw gegevens maximaal 2 jaar. Deze periode gaat in vanaf het moment dat u één of meerdere kinderen inschrijft totdat wij de jeugdweek het jaar daarop hebben afgesloten. Daarna worden de gegevens automatisch verwijderd. Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen dienen wij betalingsgegevens te bewaren zolang de wettelijke termijn loopt; daarbij worden geen gegevens van uw kinderen bewaard.
Welke rechten heb ik omtrent de door mij ingevoerde gegevens?
Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heeft u als betrokkene rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Om misbruik te voorkomen sturen wij afschriften en kopieën van uw gegevens enkel naar uw bij ons bekende e-mailadres. U ontvangt binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek.
- Inzagerecht: u mag de gegevens die wij van u of uw kind verwerken inzien.
- Rectificatierecht: u mag onjuiste gegevens laten aanpassen.
- Recht op verwijdering: u mag vragen uw gegevens eerder te verwijderen dan de bewaartermijn.
- Recht op beperking van de verwerking en recht van bezwaar.
- Recht op overdraagbaarheid: u mag uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.
- U mag uw toestemming voor het verwerken van gezondheidsgegevens op elk moment intrekken.
U kunt een verzoek indienen bij onze contactpersoon voor privacyzaken. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij verwerken uw gegevens niet op een wijze waarbij geautomatiseerde individuele besluitvorming of profilering plaatsvindt.
Foto's
Tijdens de jeugdweek maken wij foto's en video's die op deze website kunnen worden getoond. Bent u er op tegen dat uw kind herkenbaar in beeld wordt gebracht, of wilt u dat een foto wordt verwijderd? Laat het ons weten via post@svjl.nl, wij verwijderen de foto dan zo snel mogelijk.
Wijzigingen in het privacybeleid
Wij behouden te allen tijde het recht ons privacybeleid te wijzigen. Op deze pagina vindt u altijd de meest recente versie.
Contactgegevens
Stichting Vakantie Jeugdwerk Leende
Veestraat 6 (let op: postadres)
5595 GG Leende
E-mail: post@svjl.nl
Contactpersoon voor privacyzaken: I. Noten